Tekstil Atölyesinde Personel Takibi: Yıllık İzin Hesabı ve Giriş-Çıkış (PDKS) Nasıl Yönetilir?

Tekstil atölyesinde personel takibi, her çalışanın yıllık izin hakkını, resmi tatil takvimini, günlük giriş-çıkış saatlerini ve özlük belgelerini tek kayıt üzerinde tutmaktır. Konfeksiyonda vardiya, fason ekip ve sezon yoğunluğu iç içe geçtiği için bu takip Excel tablolarında kısa sürede dağılır.

Kısa cevap: Yıllık izin hakkı kıdeme göre 14, 20 veya 26 iş günüdür; hesap işe giriş tarihinin yıl dönümünde yenilenir ve resmi tatiller izinden düşülmez. Giriş-çıkış ise tablet üzerindeki QR kiosk, sicil numarası + PIN ya da web tıklamasıyla alınır; puantaj bu vuruşlardan otomatik hesaplanır.

Tekstil atölyesinde personel takibi neden Excel'de yürümez?

Çünkü izin bakiyesi, tatil takvimi ve giriş-çıkış verisi birbirine bağlıdır; Excel bu bağı kurmaz. Bir dikişçinin izin talebi onaylandığında bakiyesi düşmeli, o günler puantajda "izinli" görünmeli ve varsa randevu takvimi kapanmalıdır. Üç ayrı tabloda bu üç işlem elle yapılır, biri unutulur. Kanuni izin hakkı da kıdemle değişir; 5. yılını dolduran çalışanın hakkı 14 günden 20 güne çıkar ve bunu kimse hatırlatmaz. Excel ve WhatsApp ile üretim takibinin görünmez maliyeti personel tarafında da aynen geçerlidir.

Yıllık izin hakkı nasıl hesaplanır?

Yıllık izin, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesine göre kıdeme bağlı olarak belirlenir ve iş günü ile sayılır:

Kıdem	Yıllık izin hakkı
1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil)	14 iş günü
5 yıldan fazla, 15 yıldan az	20 iş günü
15 yıl ve üzeri	26 iş günü
18 yaş altı ve 50 yaş üstü çalışanlar	En az 20 iş günü

Hak ediş dönemi işe giriş tarihinin yıl dönümüdür, takvim yılı değil. Örnek: 12 Mart 2021'de işe giren bir dikişçi 12 Mart 2026'da beş yılını doldurur; 12 Mart 2026 – 11 Mart 2027 döneminde hakkı 20 iş günüdür. Nedaris bu geçişi karttaki işe giriş tarihinden kendisi hesaplar.

İzin süresi iş günü ile sayılır: çalışanın haftalık çalışma günleri esas alınır, hafta tatili ve resmi tatiller düşülür, arife gibi yarım günler 0,5 sayılır. Örnek: Pazartesi–Cumartesi çalışan biri 26 Ekim – 4 Kasım 2026 arasında izin alırsa takvimde 10 gün vardır; 1 Kasım Pazar ve 29 Ekim Cumhuriyet Bayramı tam gün, 28 Ekim arifesi yarım gün düşer, bakiyeden 7,5 iş günü gider. Bu hesabı elle yapan bir yönetici arifeyi çoğu zaman unutur.

Resmi tatiller ve dini bayramlar izin hesabına nasıl girer?

Resmi tatil izin bakiyesinden düşülmez; izin aralığına denk gelen tatil günü iş günü sayılmaz. Sabit tatiller (1 Ocak, 23 Nisan, 1 Mayıs, 19 Mayıs, 15 Temmuz, 30 Ağustos, 29 Ekim) her yıl aynıdır, ancak Ramazan ve Kurban Bayramı her yıl yaklaşık 11 gün geriye kayar. Nedaris dini bayramları takvim hesabıyla üretir ve yeni yılın tatillerini otomatik yükler; yönetici her yıl başında tarih girmek zorunda kalmaz. Gerekirse tek bir tatil silinebilir ya da işletmeye özel bir gün eklenebilir.

Atölyede giriş-çıkış (PDKS) hangi yöntemlerle alınır?

Atölyedeki her çalışanın telefonu veya bilgisayarı olmadığı için tek yöntem yetmez; Nedaris beş kanalı aynı anda destekler:

• Tablet QR kiosk: Girişe asılan tablet kamerayı açar, çalışan kartındaki QR kodu gösterir. Kiosk oturum istemez.
• Sicil numarası + PIN: QR kodunu unutan çalışan kiosktaki tuş takımından girer.
• Web tıklaması: Ofis çalışanı kendi sayfasından "Giriş" / "Çıkış" düğmesine basar.
• CSV içe aktarım: Mevcut parmak izi cihazının dışa aktardığı dosya toplu yüklenir.
• Cihaz bağlantısı: HTTP gönderebilen cihazlar vuruşları doğrudan iletir.

Tür seçilmezse ilk vuruş giriş, sonraki çıkış sayılır; kısa aralıkla iki kez basılan kart tek vuruş kabul edilir.

Puantaj nasıl oluşur; geç kalma ve eksik çıkış nasıl görünür?

Puantaj ayrı bir tablo olarak tutulmaz, ham vuruşlardan her seferinde yeniden hesaplanır; bu yüzden elle düzeltilen tek bir vuruş tüm ayı düzeltir. Her gün için durum şudur: Çalıştı, Eksik (giriş var çıkış yok), Devamsız, İzinli, Resmi tatil veya Tatil günü. Vardiya tanımlıysa geç geliş, erken çıkış ve fazla mesai vardiya saatine göre ölçülür; kaç dakikaya kadar tolerans tanınacağı ayarlardan belirlenir. Bir önceki günün eksik çıkışları ve devamsızlıkları ertesi sabah yöneticiye özet olarak gider. Aylık puantaj tek tıkla Excel'e alınır.

Çalışan ve yönetici ne görür?

Çalışan kendi sayfasında izin bakiyesini, bekleyen talebini, bugünkü vuruşunu ve süresi dolmak üzere olan belgelerini görür; izin talebini buradan açar ve varsa sağlık raporunu talebe iliştirir. Onaycı, karttaki yöneticidir; talep anında bildirim alır, onay veya ret kararı çalışana anında döner. Yönetici ise ekibinin gün özetini, bekleyen talepleri ve önümüzdeki 30 günün izin planını tek ekranda görür. Yarın izne çıkacaklar her sabah özet e-postasında listelenir. Randevu modülü açıksa onaylanan izin, çalışanın randevu takvimini o günler için otomatik kapatır.

Özlük dosyasında hangi belgeler zorunlu tutulur?

İşe giriş dosyasında dokuz belge zorunlu işaretlidir: kimlik fotokopisi, ikametgâh, vesikalık, adli sicil kaydı, iş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, KVKK aydınlatma metni, diploma ve sağlık raporu. Personel listesinde her kartın yanında "özlük 6/9" gibi bir rozet durur; eksik belgeye tıklanınca yükleme ekranı o kategoriyle açılır. Sağlık raporu ve tutanak gibi hassas belgeleri yalnızca yetkili kullanıcılar görür. Geçerlilik tarihi olan belgeler dolmadan 30 gün önce uyarı üretir.

Nedaris İK modülü nasıl devreye alınır?

İK, Nedaris'in lisanslanabilir modüllerinden biridir; sipariş, atölye ve maliyet modülleriyle aynı personel kaydını kullanır. Devreye alma sırası: personel kartları açılır (mevcut kullanıcılardan otomatik üretilir), izin türleri ve tatiller tek tıkla yüklenir, vardiyalar tanımlanır, girişe bir tablet asılır. Diğer modüllerle nasıl birleştiği Tekstil ERP nedir? Modüller ve seçim rehberi yazısında anlatılıyor. Canlı görmek için demo talep edebilirsiniz.